Automatización Inteligente
El Desafío
Montañas de facturas, conciliación manual y errores costosos.
Nuestro cliente, una empresa clave en el sector de suministros y recambios, gestionaba un volumen masivo de facturas de proveedores.
El proceso era un cuello de botella operativo: cada factura, ya fuera digital o en papel, debía ser revisada manualmente para cotejarla con los albaranes de material recibido.
Esta tarea no solo consumía cientos de horas de trabajo administrativo, sino que era una fuente constante de errores humanos, descuadres en la contabilidad y dificultades para rastrear cada línea de producto.
La Solución
Un Sistema de Lectura y Conciliación de Facturas con Inteligencia Artificial
Diseñamos e implementamos una solución de IA a medida, operando directamente en un servidor local del cliente equipado con una GPU para máximo rendimiento. El sistema, desarrollado en Python, se encarga de todo el ciclo de vida de la factura de forma automática
1. Lectura Inteligente:
El sistema ingiere todas las facturas entrantes, tanto PDFs nativos como documentos en papel previamente escaneados. Utilizando tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) avanzada, la IA lee y extrae cada detalle relevante: datos del proveedor, fechas, importes y, lo más importante, cada línea de producto con su referencia y cantidad.
2. Conciliación Automática:
La IA se conecta con el sistema informático del cliente para acceder a los albaranes de material recibido. Compara automáticamente cada artículo de la factura con las referencias y cantidades de los albaranes correspondientes.
3. Validación y Alertas:
Si todos los items coinciden, la factura se marca como validada y pasa al siguiente estado contable. Si se detecta cualquier discrepancia (diferencias de precio, cantidades incorrectas, referencias no encontradas), el sistema genera una alerta específica para que el equipo financiero revise únicamente las excepciones, en lugar de la totalidad de los documentos.
Beneficios
Precisión total, cero errores y un ahorro de tiempo radical.
Eliminación del 95% del tiempo de procesamiento manual de facturas.
La implementación de este sistema de IA transformó por completo la operativa del cliente.
El equipo administrativo ahora solo gestiona las excepciones, liberando tiempo para tareas de mayor valor.
Reducción a cero de los errores humanos
La conciliación ahora se realiza automáticamente, garantizando un cuadre contable perfecto y fiable.
Trazabilidad completa y sin esfuerzo.
Se eliminaron los errores de rastreo entre facturas y albaranes, proporcionando una visibilidad clara de todo el proceso.
Optimización del flujo de caja
Al acelerar la aprobación y el pago de facturas correctas.
Este proyecto es un claro ejemplo de cómo la Inteligencia Artificial aplicada puede resolver problemas operativos complejos, generando un retorno de la inversión inmediato y tangible.